Digitales Mitarbeiter-Onboarding
Digitalisierung und weitgehende Automatisierung des Mitarbeiter-Onboardings – von der Anmeldung durch die Führungskraft bis zum fertig konfigurierten Notebook.
Interne Unternehmenslösung – Darstellung aus Vertraulichkeitsgründen abstrahiert.
- Problem
- Neue Mitarbeiter benötigen zu viel manuelle IT-Vorbereitung.
- Lösung
- Zentrale Erfassung, automatisierte Gerätebereitstellung und Self-Service-Einrichtung.
- Ergebnis
- Notebook-Vorbereitung von etwa einem Arbeitstag auf etwa zwei Stunden reduziert.
Ausgangssituation
Die Vorbereitung eines neuen Arbeitsplatzes bestand aus vielen manuellen Einzelschritten: Gerät einrichten, Berechtigungen setzen, Laufwerke, Drucker und Verbindungen konfigurieren, Unterlagen in Papierform ausgeben. Jeder Schritt wurde von Hand erledigt und musste zwischen Führungskraft, Personalstelle und IT abgestimmt werden.
Problem
Ein Notebook benötigte rund einen Arbeitstag Vorbereitung. Die Informationen zum neuen Mitarbeiter kamen unstrukturiert an, Einstellungen wurden je Gerät wiederholt und Fehler fielen erst am ersten Arbeitstag auf.
Ziel
Ein durchgängiger, weitgehend automatisierter Ablauf: Die Führungskraft meldet den neuen Mitarbeiter über ein Webformular, alles Weitere läuft nachvollziehbar und standardisiert ab. Langfristiges Ziel ist ein Near-Zero-Touch-Onboarding.
Lösung
Für den internen Onboarding-Prozess wurde eine zentrale Erfassung mit anschließender automatisierter Bereitstellung aufgebaut.
- Webformular für berechtigte Führungskräfte
- Gerätebereitstellung mit OSDCloud und vordefiniertem Standard-Image
- Gruppenrichtlinien und Gruppenzuordnung nach Abteilung und Rolle
- Netzlaufwerke, Drucker und Anwendungszugänge automatisch vorbereitet
- SSO und MFA von Beginn an eingerichtet
- Self-Service-Einrichtung durch den Mitarbeiter mit digitalen Anleitungen
- Deutlich weniger Papierunterlagen
Ergebnis
Die Vorbereitung eines Notebooks dauert heute etwa zwei Stunden statt etwa einen Arbeitstag. Der Ablauf ist standardisiert, dokumentiert und für Führungskräfte ohne IT-Wissen nutzbar.
Business-Nutzen
Weniger manuelle IT-Arbeit je Eintritt, kürzere Wartezeit bis zum arbeitsfähigen Arbeitsplatz, weniger Fehler durch einheitliche Konfiguration und ein professioneller erster Eindruck für neue Mitarbeiter.
Mein Anteil
Konzeption und Umsetzung des technischen Onboarding-Ablaufs – von der zentralen Erfassung über die Gerätebereitstellung bis zu den Self-Service-Anleitungen.
Technische Details
Architektur
Die Führungskraft erfasst den neuen Mitarbeiter in einem Webformular. Aus den zentral gespeicherten Daten werden Identität, Gruppen und Richtlinien abgeleitet; das Gerät wird mit dem Standard-Image bereitgestellt und erhält Laufwerke, Drucker und Einstellungen automatisch über Richtlinien. Der Mitarbeiter schließt die Einrichtung per Self-Service ab.
- Führungskraft
- Onboarding-Formular
- Workflow / Stammdaten
- Identity · Endpoint · Richtlinien
- Mitarbeiter mit fertigem Arbeitsplatz
Technologien
Integrationen, APIs und Authentication
Anbindung an das Verzeichnis und die Microsoft-Identität (Identität, Gruppen, SSO, MFA), Gruppenrichtlinien für Laufwerke, Drucker und Einstellungen sowie OSDCloud für die Gerätebereitstellung.
Security
SSO und MFA sind ab dem ersten Tag aktiv. Berechtigungen ergeben sich aus Abteilung und Rolle statt aus manueller Einzelvergabe. Nur berechtigte Führungskräfte können Onboardings anstoßen.
Technische Besonderheiten
- Gerätebereitstellung mit OSDCloud und vordefiniertem Image
- Abteilungsabhängige Laufwerke, Drucker und Gruppen per Richtlinie
- Self-Service-Einrichtung mit digitalen Anleitungen
- Geplant: interaktive Welcome-Seite für neue Mitarbeiter